IDENTIFICAR LA FALENCIA O PROBLEMÁTICA Y SU SOLUCION

Se detectó como problema principal la demora en la entrega de los carros, la inspección de cada uno duraba más o menos entre 37 – 40 minutos, y esto se debía a que no se encontraba la manera de como revisar los vehículos de una manera general sino que existía un proceso diferente para cada uno, lo que acrecentaba cada vez la entrega oportuna al cliente. 

En estos momentos se ha establecido después de realizar los estudios pertinentes el cómo hacer la mecánica de una manera más ágil, se vio que se puede revisar los carros de manera general, lo que ha hecho que los tiempos bajen a 25 – 30 minutos desde el momento en que el cliente deja su carro en nuestras manos. Al tener el control pertinente en estos tiempos y realizando el trabajo igual de bien, han aumentado las revisiones en un muy buen porcentaje; porque ya se pueden recibir más carros durante el día.

Se ha mejorado notablemente en los tiempos de entregas, lo que ha permitido tener más clientes y satisfechos no solo con el servicio como tal, sino también con la entrega oportuna de los vehículos a cada cliente. Los diferentes Procesos que ha tenido la Empresa han sido muy positivos y hasta el momento no se ha tenido que dar de baja a ninguno, por el contrario el equipo de trabajo encargado de esto hace cada vez más mejoras para que todo lo que se está haciendo tenga el menos porcentaje de error posible.

Con la apertura de nuevos mercados la Empresa ha podido tener más oportunidad de revisar los errores que se han tenido en las otras sedes y por ende lo aplican inmediatamente a los procesos que ya están diseñados como tal, solo que lo mejoran para tener más éxito en el proceso que se está desarrollando.

El cliente es la razón de ser de cada Empresa y siempre se estarán realizando mejoras para un mejor servicio. En Ajustev siempre se integrara el mejor equipo de trabajo para entregar al mercado todo lo que pide y poder estar siempre dentro de la competencia de la manera más leal y responsable posible, logrando de esta manera que los clientes nos elijan siempre como su mejor opción en servicio, precio, calidad, atención y sobre todo sentirse atendidos de la mejor manera posible por cada una de nuestros colaboradores.  

BLOQUE 3. MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA

3.1 El mejoramiento continúo

Cada día son más las organizaciones que deciden mejorar la calidad de sus productos y servicios, apuntando a la satisfacción de sus clientes. Sin duda, ello no es una tarea fácil. La competencia es cada vez mayor y los clientes se vuelven más exigentes. En Ajustev, el desarrollo de una cultura orientada a la mejora continua, la sistematización de los procesos, la participación del personal, el trabajo en equipo y la creatividad hacen un todo. La Empresa está demostrando que todos sus colaboradores están comprometidos a diario para poder entregarle a los clientes, los empleados, los proveedores, los dueños o accionistas y a la comunidad misma los resultados esperados por cada uno. Se realiza el siguiente proceso:

• Eliminación sistemática de los problemas y la mejora continua de los procesos, inevitablemente conduce a mejorar la productividad de la empresa y el bienestar de sus empleados
• La persona encargada de un trabajo determinado  es quien tiene mayor conocimiento de cómo se está ejecutando en la realidad
• Se busca más el trabajo en equipo que individualmente
• Se tiene una amplia gama de estrategias y herramientas para utilizar la adecuada en cada caso

3.2 Diagramación de los procesos de la empresa

3.3 Herramientas Gerenciales aplicadas a la GPP

LA REINGENIERÍA:

Basados en el concepto que este es un rediseño radical y la re concepción fundamental de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas como en costos, calidad, servicio y rapidez.

Ajustev se decidió por tomar esta herramienta principal para sus procesos con el fin de ser lo más diligentes posibles con todos sus clientes, sean estos grandes, medianos o pequeños. Se busca día a día poder satisfacer las necesidades y exigencias de los clientes, y se realiza con los mínimos errores posibles para no tener que devolver los procesos como ocurría anteriormente y esto hacía que los clientes se demorarán más en cada proceso y se veía como una gran falencia ante la competencia.

Lo que se busca con esta herramienta es la erradicación total de los de repetir las actividades una y otra vez. Se ha conseguido esto por medio de herramientas tecnológicas como las cámaras digitales, las Palm, los Pc para poder ingresar la información inmediatamente y que cada colaborador tenga muy claro cuál es su cargo y trabajen en equipo, para así entregar siempre el mejor resultado.

2.3 Despliegue de la función de calidad QFD

2.2 Mapa de procesos como cadena de valor

Nosotros estamos ubicados en el proceso revisión estructural 

BLOQUE 2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA APLICADA EN LA GPP

2.1 Identificación, Diseño y Análisis  del Proceso

PROCESO A TRABAJAR

REVISIÓN ESTRUCTURAL

Consiste en la revisión o Inspección de accesorios, parales y carrocería e inspección de chasis de un vehículo que permite dar como resultado la situación actual de como se encuentran todas sus piezas.

Proceso: revisión estructural

Grupo del proceso: servicios

Responsable: Inspectores

Inicia: Identificar el servicio y recibir la matrícula del vehículo

Termina: Entrega y explicación del informe al cliente

Elaboró: gestión de calidad

Objetivo: realizar la revisión estructural y Emitir un concepto final sobre el estado real del vehículo y realizar avaluó comercial cuando se requiera

ENTRADAS

Proveedor: personal, cliente particular, compañías aseguradoras

Insumos: Identificar el turno, Matricula, Orden de inspección, Información del intermediario

Formatos: inventario de seguridad, vehículo vetado

SALIDAS  

Cliente

Producto: informe del estado del vehículo

Clientes internos: departamento operativo, departamento de sistemas, gestión de calidad, talento humano (inspectores)

Equipo: Pista, medidor de espesor de pintura, Tablet, computador, compas, elemtos de protección personal

Actividades: Recepción del cliente, Turnar el vehículo, Estudio Técnico, Inspección tecno mecánica, Ingresar datos en la Palm, Entregar Palm y cámara al digitador y observaciones, Realizar avalúo comercial del vehículo (si aplica), Elaborar informe, Entregar y explicar informe al cliente

Ciclo: 25 a 30 min

Frecuencia: continua

BLOQUE 1. GENERALIDADES Y TIPOLOGÍA DE LOS PROCESOS

1.1  Diagnóstico de la empresa

Esta compañía se empezó a gestar desde el año de 1995 cuando su fundador Cesar Julio Colorado, por conocimientos adquiridos como técnico automotor, encuentra vacíos en la inspección técnica vehicular de ese entonces.

Tal inquietud lo impulso a profundizar sobre la manera como investigar y revisar los rodantes, articulando una forma única de inspección que brinda no solo una información oportuna y totalmente efectiva, sino también confiable y honesta

El primer sector en solicitar este servicio fue el asegurador y, debido a sus excelentes resultados e innovadores procesos, exigen se conforme una organización que sea reconocida por el estado y se rija por sus leyes. Es así como este proceso toma el nombre de AJUSTEV Ltda. En el año de 1999.

Inicialmente se contaban con 3 trabajadores inspeccionando los siniestros a la compañía Colseguros en la ciudad de Medellín. Luego en 1997 ampliamos nuestros servicios en la ciudad de Bogotá y Cali con la compañía Seriauto inspeccionando 800 vehículos.

En el año 2001 se abren las sucursales de Barranquilla y Pereira con la prestación de los servicios de Estudio Técnico, Tecno mecánica, Marcación de Seguridad y Estudio de Documentos.

En el 2013 contamos con 145 empleados y sedes en las ciudades de Medellín, Bogotá, Cali, Pereira, Barranquilla, Armenia, Montería y Santa Marta.

Además a esto está incursionando en los centros de diagnóstico automotor (CDA) teniendo presencia en la ciudad de Cali, Rio sucio (caldas), y próximamente estará abriendo nuevos centro de las ciudades de Medellín y en el municipio de Belén de Umbría Risaralda.

Misión

Nuestro compromiso es brindar seguridad,  confiabilidad y rapidez a nuestros clientes corporativos y particulares a través de un amplio portafolio enfocado en el sector automotor, buscando siempre ofrecer un servicio de calidad acompañado de tecnología y experiencia de un  talento humano calificado.

Visión

Para el año 2015 seremos una empresa sólida y rentable  que sobresalga por brindar un servicio confiable y de calidad a sus clientes obteniendo la certificación de todas las sedes a nivel nacional; procurando el desarrollo profesional y personal de sus empleados, garantizando un recurso humano eficiente y eficaz, con una contribución positiva a la sociedad.

Valores organizacionales

Nuestro servicio está fundamentado en nuestros valores que constituyen una parte esencial de nuestra  cultura organizacional, orientada a brindar la mejor actitud con el cliente y colaboradores desde nuestra labor diaria.

Trabajo en Equipo

Confianza

Honestidad

Cumplimiento

Compromiso

Calidad humana.

Política de calidad

Para establecer y llevar a cabo el mejoramiento continuo de nuestros procesos, y darle cumplimiento a los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, nos comprometemos a:

•   Proveer servicios que excedan las expectativas de nuestros clientes permitiéndonos ser más   eficientes, competitivos y rentables.
•   Brindar confiabilidad y seguridad a nuestros clientes en el servicio ofrecido.
•  Dar soporte y seguridad sobre la información administrada por AJUSTEV S.A.S
•   Concientizar y motivar al personal para que se apropien   de las políticas de la empresa y participen en actividades de mejoramiento de nuestros servicios.

1.2  Tipología de los procesos

ETAPAS EN PROCESOS DE ACTIVIDADES SIMULTÁNEAS

Se recibe el carro – se piden los documentos – pasa a inspección – se toman las fotos y se hace las revisiones pertinentes – se da el diagnóstico – se devuelve papelería a la vez que se le explica al cliente el resultado

1.3 La importancia de los procesos y su aplicación en las organizaciones

Siempre se busca la satisfacción del cliente, todo este sistema se ha generado con sus respectivos mejoramientos año tras año para poder ser más competitivos. Con esto se pretende poder al día atender al cliente con la mayor brevedad posible, y entregarle los mejores resultados siempre. También se consigue con esto darle más claridad al eslogan “NADA QUEDA OCULTO”, lo que quiere decir siempre al cliente se le dirá la verdad con respecto a su automóvil o moto, y no solo estamos hablando de los clientes grandes como son Seguros Bolívar, Suramericana entre otros sino de cada uno por muy individual y pequeño que este sea. Con los Procesos que Ajustev ha tenido a lo largo de estos años se puede identificar como la misma Empresa ha pedido más empleados y esto a pesar de que suma una nómina alta, le da más credibilidad a cada cliente de que está tratando con una Compañía que tiene todo para atender cada una de sus necesidades.